by Riccardo Brunori
Manuale Aziendale – Salone in Cloud
1. Introduzione
Salve e benvenuti in questo documento dedicato a Salone in Cloud, il gestionale professionale integrato con Cassa in Cloud, pensato per la gestione completa delle attività dei saloni di parrucchieri, centri estetici e – in una versione adattata – anche per il mondo pet, in particolare per la toelettatura e i servizi di bellezza dedicati agli animali.
La prima cosa da sapere è che Salone in Cloud nasce per gestire le lavorazioni all’interno dei saloni, con l’obiettivo di semplificare i processi, ridurre gli errori e migliorare la produttività quotidiana.
Il sistema è stato progettato per offrire uno strumento semplice, intuitivo e allo stesso tempo potente, capace di rispondere alle esigenze dei professionisti del beauty.
Le funzionalità dedicate al mondo pet sono pressoché identiche a quelle del settore hair & beauty, con alcune particolarità specifiche per la gestione di appuntamenti, trattamenti e prodotti destinati agli animali.
Queste differenze vengono trattate in un video e documento dedicato.
2. Architettura e integrazione con Cassa in Cloud
Salone in Cloud nasce come gestionale operativo e organizzativo, integrato in modo nativo con Cassa in Cloud.
L’idea di base è quella di creare una connessione diretta tra il software gestionale che regola le lavorazioni del salone e il sistema fiscale e di magazzino rappresentato da Cassa in Cloud.
Anche il nome stesso “Salone in Cloud” è stato scelto per sottolineare questa integrazione diretta e complementare: due strumenti che comunicano costantemente tra loro per offrire una gestione unificata dell’attività.
L’integrazione consente di:
Collegare l’agenda, il booking online e le lavorazioni con la cassa.
Gestire prodotti e magazzino tramite Cassa in Cloud.
Automatizzare la trasmissione dei preconti (Fiche) alla cassa fiscale.
Gestire report e statistiche in tempo reale.
Accedere anche alle funzioni di marketing e fidelizzazione clienti.
Tra i vantaggi principali di questa architettura:
Struttura cloud-based con uptime del 99%, che garantisce accesso costante e aggiornamenti automatici.
Zero percentuali sulle prenotazioni online, a differenza di altri sistemi di booking.
Report semplici e comprensibili, accessibili anche da dispositivi mobili.
Assistenza premium, con personale qualificato disponibile per supporto tecnico e formazione.
Lo slogan che accompagna il progetto è:
“Pensato per i parrucchieri, da chi conosce i parrucchieri.”
3. Funzionalità principali
3.1 Panoramica generale
Salone in Cloud rappresenta un ecosistema completo per la gestione digitale dei saloni.
Le aree funzionali principali comprendono:
Agenda e Booking Online
Gestione dinamica degli appuntamenti, pianificazione dello staff e possibilità di prenotazioni online senza commissioni.Gestione Clienti
Archivio completo con storico trattamenti, note, preferenze, diagnosi dei capelli, immagini e feedback.Gestione Staff
Anagrafica del personale, ruoli, orari, ferie, permessi e competenze (skills) associate ai servizi erogati.Gestione Servizi e Prodotti
Catalogo sincronizzato con Cassa in Cloud, aggiornato in tempo reale con categorie, durata e prezzi.Preconto e Integrazione Fiscale
Creazione automatica del preconto (Fiche) e invio diretto alla cassa tramite API.Reportistica e Statistiche
Pannello di controllo giornaliero con dati di fatturato, spesa media per cliente, tendenze settimanali e indicatori di performance.Strumenti di Marketing
Automazioni per compleanni, fidelizzazione, promozioni e analisi NPS (Net Promoter Score).Assistenza e Formazione
Supporto tecnico e commerciale continuo, con setup iniziale personalizzato.
3.2 Ecosistema e partner strategici
Salone in Cloud fa parte dell’ecosistema TeamSystem e si integra con partner tecnologici e commerciali selezionati.
Da un lato, Cassa in Cloud rappresenta il riferimento per la parte fiscale e contabile; dall’altro, la collaborazione con Wella Professionals consolida la sinergia con il mondo haircare professionale.
Il team di sviluppo e gestione è guidato da Riccardo Brunori, fondatore e CEO dell’azienda, insieme a Italo, Federico, Paolo e Irene, che rappresentano le prime linee operative, supportate da un gruppo di tecnici e operatori specializzati.
3.3 Strumenti di supporto commerciale
Salone in Cloud è anche uno strumento di comunicazione.
Il sito ufficiale e i materiali demo sono pensati per:
Mostrare ai clienti finali le potenzialità del gestionale.
Offrire esempi pratici di utilizzo dell’agenda e delle funzioni di prenotazione.
Spiegare la filosofia del progetto e il valore aggiunto dell’integrazione con Cassa in Cloud.
Durante le trattative commerciali, il sito e le demo possono essere utilizzati come strumento di supporto alla vendita, fornendo una panoramica chiara e immediata delle funzionalità principali.
4. Gestione del personale e dei clienti
4.1 Gestione dello staff
Lo staff rappresenta la struttura operativa del salone, ed è uno degli elementi chiave di Salone in Cloud.
Ogni operatore è identificato da un profilo personale che contiene informazioni dettagliate utili sia per la pianificazione delle attività che per l’analisi delle performance.
Le informazioni principali associate a ogni membro dello staff sono:
Nome e ruolo (admin, receptionist, consulente d’immagine, team manager, operatore, ecc.).
Competenze o skills, che rappresentano i servizi che l’operatore è in grado di svolgere.
Orari di lavoro settimanali o alternati (es. settimana mattina/settimana pomeriggio).
Richieste di ferie o permessi.
Storico delle presenze e delle attività svolte.
Le skills sono una funzione fondamentale: permettono di abbinare le competenze al profilo di ciascun operatore, consentendo al sistema di mostrare nell’agenda solo i professionisti qualificati per un determinato servizio.
Ad esempio, se una cliente richiede un’acconciatura da sposa e solo due operatori del salone sono in grado di eseguirla, l’agenda mostrerà soltanto le colonne corrispondenti a quegli operatori.
Questo garantisce precisione, velocità e nessuna sovrapposizione di prenotazioni improprie.
Richieste di ferie e gestione permessi
Ogni operatore può inviare direttamente tramite la piattaforma una richiesta di ferie o di tempo libero.
Il titolare o l’amministratore riceve una notifica e può approvare o rifiutare la richiesta.
Una volta approvata, l’agenda viene aggiornata automaticamente, oscurando i giorni o le fasce orarie interessate.
Questo consente di mantenere un’agenda sempre aggiornata e di evitare doppie prenotazioni.
Le informazioni sulle presenze e sui permessi possono essere esportate per analisi interne o per la gestione amministrativa delle risorse umane.
4.2 Gestione dei clienti
I clienti sono l’anima del salone, e per questo Salone in Cloud dedica un’intera sezione alla loro gestione.
Il database può essere popolato manualmente oppure, in caso di migrazione da altri gestionali, importato automaticamente, conservando lo storico preesistente.
Ogni scheda cliente include:
Dati anagrafici e di contatto.
Storico dei servizi eseguiti.
Prodotti acquistati nel tempo.
Preferenze personali e note riservate.
Lunghezza dei capelli e diagnosi estetiche.
Feedback e punteggi di soddisfazione.
Fascia di spesa annuale.
Compleanni e informazioni familiari.
Diagnosi del cuoio capelluto e immagini correlate.
L’operatore, durante una chiamata o un appuntamento, può consultare in tempo reale lo storico completo, il che consente di fornire un servizio personalizzato e di qualità.
Ad esempio, se una cliente chiama per prenotare, il sistema mostra i servizi preferiti e gli ultimi trattamenti effettuati, facilitando proposte di up-selling o offerte mirate.
Gestione della privacy cliente
La privacy è gestita in forma completamente digitale.
Il sistema archivia un token elettronico che certifica la data e l’ora in cui il cliente ha accettato la privacy policy.
Questo approccio è conforme al GDPR e sostituisce l’obsoleta gestione cartacea, che spesso si rivela disordinata e di difficile verifica.
In caso di richiesta o reclamo, il salone può dimostrare in tempo reale la validità del consenso, visualizzando il documento associato al cliente.
5. Gestione dei servizi e dell’agenda
5.1 Configurazione dei servizi
I servizi rappresentano tutte le prestazioni offerte dal salone: tagli, pieghe, colorazioni, trattamenti estetici o massaggi.
Essi vengono configurati originariamente in Cassa in Cloud e poi sincronizzati con Salone in Cloud mediante il comando “Sincronizza prodotti e servizi”.
Ogni voce di servizio include:
Nome del servizio.
Categoria e sottocategoria.
Durata stimata.
Prezzo.
Skill o competenza richiesta.
L’integrazione diretta con Cassa in Cloud garantisce che i listini, le durate e le categorie restino coerenti su entrambe le piattaforme.
I prodotti, invece, vengono gestiti esclusivamente da Cassa in Cloud, ma possono essere richiamati in tempo reale durante la registrazione delle lavorazioni.
5.2 L’agenda operativa
L’agenda è il cuore operativo di Salone in Cloud.
È lo strumento attraverso il quale vengono organizzati gli appuntamenti, gestiti i turni e monitorato il flusso giornaliero dei clienti.
Ogni colonna dell’agenda rappresenta un operatore, e le righe corrispondono alle fasce orarie della giornata.
Il sistema è completamente dinamico: mostra solo gli operatori abilitati ai servizi selezionati in base alle skills configurate.
Funzionalità principali dell’agenda:
Inserimento rapido di appuntamenti: cliccando su una fascia oraria si può selezionare cliente, servizio e operatore.
Drag & Drop: gli appuntamenti possono essere spostati facilmente tra operatori o orari diversi.
Richieste speciali: se una cliente desidera un determinato parrucchiere, l’agenda lo segnala con un’icona rossa, impedendo spostamenti accidentali.
Filtri dinamici: è possibile visualizzare solo le colonne dei servizi compatibili.
Visualizzazione immediata della disponibilità: l’agenda tiene conto di ferie, permessi e orari personalizzati.
Durante la prenotazione, l’operatore può consultare lo storico cliente, i servizi preferiti e le abitudini di spesa, così da gestire la conversazione in modo strategico e personalizzato.
6. Check-in e operatività quotidiana
6.1 Il pannello “Benvenuto”
L’area “Benvenuto” funge da cruscotto operativo quotidiano, analogo al check-in degli hotel.
Qui vengono elencati:
I clienti attesi nella giornata.
I clienti già arrivati e registrati.
Al momento dell’arrivo, l’operatore aggiorna lo stato da “No” a “Sì”, registrando così l’orario effettivo di ingresso.
Questo dato viene confrontato con l’orario previsto, segnalando eventuali ritardi.
Per ogni cliente sono visibili:
Le note personali (es. “si arrossa la fronte, usare crema barriera”).
La fascia di spesa annuale (es. cliente top, medio, base).
Le preferenze di trattamento e la lunghezza dei capelli.
Queste informazioni aiutano lo staff a fornire un servizio personalizzato e coerente con la cronologia del cliente.
6.2 Personalizzazione dei listini
Molti saloni utilizzano listini differenziati in base alla lunghezza dei capelli (corti, medi, lunghi, extra lunghi).
Salone in Cloud gestisce automaticamente questa variabile: selezionando la tipologia di capello, il sistema aggiorna prezzo e durata del servizio.
Questo consente di garantire trasparenza e precisione nella fase di preconto e cassa.
6.3 Gestione dei feedback e qualità del servizio
A ogni appuntamento è possibile assegnare un feedback espresso tramite icone o punteggi.
Il feedback positivo o negativo resta visibile nella scheda cliente, permettendo allo staff di tenere traccia dell’esperienza e agire di conseguenza.
Ad esempio, se una cliente ha segnalato piena soddisfazione per l’ultima visita, il personale potrà ringraziarla e proporre nuove promozioni; se invece è rimasta insoddisfatta, si potrà adottare un approccio più attento e proattivo.
7. Gestione della privacy e dei dati
7.1 Gestione digitale della privacy
La gestione della privacy rappresenta un aspetto cruciale per ogni salone, ed è spesso una delle aree più trascurate.
Salone in Cloud risolve questo problema offrendo una gestione totalmente digitale della privacy, eliminando la necessità di moduli cartacei e garantendo la piena conformità al Regolamento GDPR.
Ogni consenso viene archiviato tramite un token univoco che riporta:
Data e ora della firma.
Identificativo del cliente.
Versione del testo accettato.
Metodo di acquisizione (firma digitale o link via SMS).
In caso di verifica o contestazione, il salone può recuperare in tempo reale la prova del consenso dal proprio database.
Questo sistema rende la gestione più sicura, veloce e tracciabile, evitando smarrimenti o mancate conformità.
7.2 Gestione integrata con l’agenda
Nel pannello “Benvenuto” o nella scheda cliente, se la privacy non è stata accettata, un lucchetto rosso segnala la mancanza del consenso.
L’operatore può inviare immediatamente un SMS contenente il link per la firma digitale, in modo da regolarizzare la posizione del cliente.
Una volta acquisito il consenso, il lucchetto diventa nero, a indicare che la documentazione è in regola.
7.3 Archiviazione e sicurezza dei dati
Tutti i dati dei clienti, inclusi quelli relativi ai trattamenti, alle note e alle diagnosi, vengono conservati in cloud su server protetti.
Gli accessi sono profilati per ruolo e protetti da credenziali personali.
Le comunicazioni con i server sono cifrate e conformi ai più alti standard di sicurezza informatica.
L’obiettivo è garantire la massima riservatezza e il rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
8. Preconto e integrazione con la cassa fiscale
8.1 Il concetto di preconto (Fiche)
In Salone in Cloud, il preconto rappresenta l’ultimo passaggio operativo prima della fase fiscale.
Nel linguaggio dei saloni, il preconto è anche chiamato “Fiche”, ossia la scheda finale del cliente.
Una volta completata la lavorazione, il sistema genera automaticamente la Fiche, che riepiloga:
Tutti i servizi eseguiti.
Eventuali servizi non eseguiti.
Prodotti acquistati.
Prezzi, sconti o convenzioni attive.
Operatore o team coinvolto.
Feedback del cliente.
Il preconto può essere modificato prima dell’invio alla cassa, ad esempio per aggiungere un servizio o segnare un trattamento come “non eseguito”.
Questa fase è cruciale per garantire che i dati fiscali inviati alla cassa siano precisi e coerenti con l’effettivo lavoro svolto.
8.2 Invio alla cassa
Con il pulsante “Invia alla Cassa”, il gestionale trasmette automaticamente i dati tramite API al sistema Cassa in Cloud.
Da quel momento, la lavorazione prosegue nel flusso fiscale:
Accettazione o rifiuto dell’ordine da parte della cassa.
Emissione dello scontrino.
Registrazione dell’incasso.
Aggiornamento del magazzino prodotti.
Questa automazione elimina la necessità di doppi inserimenti, riduce gli errori e velocizza la chiusura della vendita.
Tutti i servizi e prodotti utilizzati vengono sincronizzati con quelli presenti in Cassa in Cloud, garantendo uniformità totale dei dati tra gestionale e sistema fiscale.
8.3 Gestione degli sconti e convenzioni
Salone in Cloud consente di applicare sconti personalizzati o convenzioni attive sul profilo cliente.
Gli sconti possono essere configurati manualmente o legati a determinate condizioni (fidelizzazione, eventi, partnership).
Ogni variazione viene tracciata e riportata nel preconto, così da mantenere piena trasparenza anche a livello contabile.
8.4 Logiche di pagamento
Durante la fase di cassa, il sistema riconosce le diverse tipologie di pagamento: contanti, carte, buoni, app digitali o piani rateali.
Inoltre, consente di suddividere un pagamento tra più metodi, garantendo flessibilità e tracciabilità.
9. Configurazioni avanzate e marketing
9.1 Setup iniziale del salone
La configurazione iniziale di Salone in Cloud prevede una fase di setup guidato in cui vengono definiti:
Nome e dati del salone.
Giorni e orari di apertura.
Giorni di chiusura periodica o stagionale.
Regole per la gestione della privacy.
Categorie e listini dei servizi.
Fasce di spesa personalizzate in base al target o alla zona geografica.
Ogni salone può adattare le fasce di spesa in modo autonomo.
Ad esempio, un salone in centro a Milano avrà soglie di spesa differenti rispetto a uno in un piccolo centro della Calabria.
La piattaforma è completamente personalizzabile per riflettere le differenze territoriali e di posizionamento.
9.2 Gestione di promozioni e compleanni
All’interno della sezione clienti è possibile visualizzare tutti i compleanni del mese o della giornata.
Questo consente di pianificare azioni di marketing mirate, come l’invio automatico di SMS o email promozionali.
Le promozioni possono essere gestite manualmente o automatizzate tramite regole preimpostate (es. “-20% entro 7 giorni dal compleanno”).
9.3 Gestione dello staff e incentivi
Per motivare il personale, Salone in Cloud offre un sistema di incentivi integrato.
Il titolare può creare piani premi basati su:
Obiettivi di vendita.
Numero di servizi erogati.
Fatturato individuale o di squadra.
Valutazioni qualitative.
Il modulo incentivi si integra con il pannello di controllo e con i report giornalieri, offrendo una visione chiara dei progressi e dei risultati raggiunti.
10. Statistiche e incentivi
10.1 Pannello di controllo giornaliero
Il pannello di controllo di Salone in Cloud fornisce una panoramica immediata dell’andamento del salone, con dati aggiornati in tempo reale.
Le principali informazioni visualizzate includono:
Ricavi giornalieri effettivi.
Ricavi previsti per la giornata e per il giorno successivo.
Numero totale di clienti previsti e serviti.
Spesa media pro capite.
Numero medio di servizi per cliente.
Distribuzione per tipologia di servizio (taglio, colore, piega, trattamenti).
Accanto a ogni voce, il sistema mostra indicatori visivi (icone o faccine) che aiutano a valutare l’andamento rispetto alla media delle tre settimane precedenti.
Una faccina sorridente indica un miglioramento, una neutra stabilità, una triste un calo rispetto ai valori medi.
Questo metodo semplice e intuitivo permette di valutare rapidamente le performance giornaliere e intervenire in modo tempestivo.
10.2 Analisi e storico clienti
Ogni scheda cliente dispone di uno storico dettagliato che raccoglie tutte le informazioni relative ai servizi eseguiti, ai prodotti acquistati e ai feedback ricevuti.
Tra i dati disponibili:
Data e tipo di servizio.
Nome dell’operatore.
Ricette e tonalità utilizzate (es. colpi d’ombra, decolorazioni, nuance personalizzate).
Diagnosi del cuoio capelluto.
Fotografie e note di lavorazione.
Il sistema consente di modificare in qualsiasi momento la ricetta di un colore o aggiornare i dati tecnici associati.
Ogni salone può configurare in autonomia le proprie categorie di colore e nomenclature, adattandole al linguaggio interno e alle abitudini professionali del team.
10.3 Analisi del feedback e Net Promoter Score (NPS)
Salone in Cloud è stato il primo gestionale in Italia a introdurre il Net Promoter Score (NPS) nel settore beauty.
Questo strumento, molto diffuso in altri ambiti, consente di misurare il grado di soddisfazione e fedeltà della clientela.
Dopo ogni appuntamento, il cliente può esprimere un punteggio da 0 a 10.
In base al risultato, viene classificato come:
Promotore (9–10): cliente molto soddisfatto e potenzialmente ambasciatore del salone.
Neutro (7–8): cliente soddisfatto ma non entusiasta.
Detrattore (0–6): cliente insoddisfatto o a rischio abbandono.
Grazie a questa classificazione, il salone può intraprendere azioni di marketing mirate, ad esempio:
Offerte “Porta un’amica” dedicate ai promotori.
Sondaggi qualitativi per i detrattori.
Attività di fidelizzazione per i neutri.
L’NPS si integra con i feedback visivi e i dati di spesa, consentendo una visione completa della customer experience.
10.4 Incentivi e obiettivi
Il modulo Incentivi consente al titolare di creare piani di motivazione per il team.
Ogni operatore può visualizzare i propri progressi e confrontarli con gli obiettivi del salone.
I parametri più utilizzati sono:
Numero di servizi erogati.
Valore medio per servizio.
Incremento rispetto al mese precedente.
Tasso di soddisfazione dei clienti serviti.
Questo strumento rafforza la cultura aziendale, premia la produttività e stimola il senso di appartenenza dello staff.
11. Conclusione e prospettive di mercato
11.1 Un gestionale indispensabile per il settore beauty
Salone in Cloud, integrato con Cassa in Cloud, è oggi uno strumento indispensabile per chi opera nel mondo dei parrucchieri, centri estetici e beauty in generale.
Gestire una cassa evoluta senza un gestionale che controlli l’agenda e i flussi di lavorazione è ormai impensabile.
Solo attraverso la digitalizzazione delle operazioni quotidiane è possibile garantire efficienza, precisione fiscale e qualità del servizio.
Oggi la maggior parte dei saloni sta abbandonando definitivamente la gestione cartacea e passando a soluzioni digitali come Salone in Cloud, che unisce praticità, affidabilità e innovazione.
11.2 Setup, formazione e assistenza
Ogni attivazione prevede:
Fase di setup, in cui vengono configurati il salone, i listini, lo staff e le regole operative.
Fase di formazione, dove il personale riceve istruzioni sull’uso quotidiano del gestionale.
Fase di assistenza continua, con supporto tecnico e commerciale sempre disponibile.
In caso di migrazione da un gestionale precedente, è possibile importare tutti i dati (clienti, servizi, storico appuntamenti), così da garantire continuità operativa senza perdita di informazioni.
11.3 Un mercato in forte espansione
Il mercato dei parrucchieri e dei centri estetici in Italia è uno dei più vasti in assoluto, paragonabile per dimensioni a quello della ristorazione.
Si stima infatti che:
I saloni di parrucchieri superino le 100.000 unità attive.
I centri estetici aggiungano altre 60.000–70.000 attività.
Nel complesso, il settore beauty conta quindi circa 200.000 partite IVA.
A differenza della ristorazione, questo mercato è più stabile e longevo, con attività familiari che si tramandano di generazione in generazione.
Molti saloni mantengono la stessa partita IVA per 20, 30 o anche 40 anni, segno di una clientela fedele e di una gestione consolidata nel tempo.
11.4 Posizionamento competitivo
Nel panorama software italiano, Salone in Cloud si distingue come una delle poche soluzioni integrate offerte da un grande player come TeamSystem, grazie alla sinergia con Cassa in Cloud.
La maggior parte delle soluzioni concorrenti proviene da piccole software house locali che collegano direttamente la stampante fiscale, ma non dispongono della stessa affidabilità, scalabilità e capacità d’integrazione.
TeamSystem, attraverso Salone in Cloud, rappresenta quindi l’unico operatore di livello nazionale capace di offrire un sistema completo, certificato e pensato specificamente per il mondo beauty.
11.5 Considerazioni finali
Salone in Cloud non è solo un gestionale, ma una piattaforma che trasforma la gestione dei saloni in un’esperienza digitale, semplice e professionale.
Dall’agenda alla cassa, dal cliente allo staff, ogni funzione è pensata per ottimizzare i processi, migliorare la comunicazione interna e accrescere la redditività del business.
Grazie all’integrazione con Cassa in Cloud e al supporto del team tecnico, i saloni possono finalmente contare su uno strumento unico, solido e scalabile, in grado di accompagnarli nella crescita e nel futuro della digitalizzazione del settore beauty.